01
ENTENDER
Diagnóstico y definición del alcance
Escuchamos la necesidad, identificamos datos disponibles, participantes, riesgos y objetivos.
INFORMACIÓN Y ENTREGABLES
Entrevista inicial, mapa de necesidades, alcance del servicio.
CAPITALES ETENOS / MODELO DE TRABAJO
Información que avanza.
Procesos que se pueden seguir.
Un esquema de intervención en ocho etapas, desde la comprensión del problema hasta el control documental y la revisión de oportunidades de mejora.
FLUJO ADMINISTRATIVO01 — 08
Diagnóstico / Diseño / Validación / Seguimiento
MODELO DE INTERVENCIÓN
Ocho etapas para un trabajo verificable.
La secuencia es adaptable: no todas las operaciones requieren las ocho etapas. Se seleccionan las actividades aplicables a cada servicio y se acuerdan los responsables.
02
DISEÑAR
Perfil y proceso documentado
Se definen roles, criterios de validación, tiempos de respuesta y evidencias que requiere cada etapa.
INFORMACIÓN Y ENTREGABLES
Matriz de responsables, formatos y flujo de aprobaciones.
03
INTEGRAR
Expedientes y datos de trabajo
Se ordenan los documentos y registros necesarios para el proceso autorizado; se identifican faltantes.
INFORMACIÓN Y ENTREGABLES
Checklist, registro de documentos y control de pendientes.
04
VERIFICAR
Altas, cambios y controles del patrón
Cuando corresponda, se prepara y valida información para los movimientos que presenta el patrón o su representante.
INFORMACIÓN Y ENTREGABLES
Relación de movimientos, soportes y acuses de seguimiento.
05
PROCESAR
Incidencias y prenómina
Se consolidan novedades del periodo, se realizan cálculos auxiliares y se identifican diferencias.
INFORMACIÓN Y ENTREGABLES
Concentrado de incidencias y reporte de validación.
06
VALIDAR
Aprobación y trazabilidad
La persona facultada revisa datos, autoriza operaciones y conserva evidencia de cada cambio.
INFORMACIÓN Y ENTREGABLES
Matriz de aprobación y bitácora documental.
07
CONCILIAR
Obligaciones y documentación de soporte
Se da seguimiento administrativo a conciliaciones, expedientes y vencimientos derivados del proceso.
INFORMACIÓN Y ENTREGABLES
Lista de control por periodo y hallazgos.
08
MEJORAR
Resultados, reportes y seguimiento
Se revisan incidencias recurrentes, indicadores y oportunidades para fortalecer la continuidad.
INFORMACIÓN Y ENTREGABLES
Reporte de seguimiento y acciones de mejora.
TRAZABILIDAD DE LA INFORMACIÓN
¿Qué sucede con los datos en cada etapa?
Un modelo de control reconoce el origen del dato, quién lo revisa y qué se conserva como evidencia.
ENTRADA
Origen y captura
Formatos, documentos, responsables y versión de la información.
CONTROL
Revisión
Integridad, diferencias, pendientes y observaciones.
DECISIÓN
Autorización
Validación y aprobación por la persona facultada.
RESULTADO
Entrega y resguardo
Reporte, expediente, acuse o bitácora según aplique.
EJEMPLO DE APLICACIÓN
Así puede organizarse un ciclo de prenómina.
Este flujo explica cómo se organiza la información antes de autorizar resultados y conservar los soportes de cada periodo.
Explorar el servicio de nómina1RecepciónIncidencias del periodo
2ValidaciónSoporte y diferencias
3Cálculo auxiliarConcentrado técnico
4RevisiónAutorización del cliente
5SeguimientoArchivos y evidencias
DOCUMENTACIÓN Y CONTROL
El alcance se formaliza antes de comenzar.
El servicio se estructura alrededor de actividades concretas, plazos, responsables, entregables y reglas para intercambiar información. La custodia y tratamiento de información personal o laboral se sujetan a las obligaciones legales y contractuales aplicables.
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